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小企业如何做好采购工作

2005/2/1 0:00:00 来源:网友

小型制造企业投产后,很快就会发现采购职能非常重要。采购并不仅仅是买,它是连接企业的生产和满足顾客需要之间的媒介。采购或多或少地参与并推动了企业经营的一些其它职能,包括生产、批发、技术、分配、销售等。

企业的每采购活动,都会对企业的其它职能产生影响,例如,在研制新产品的过程中,研制计划能否实现,取决于能否购买到稀有的部件;在销售过程中,为了保护产品在运输中不受损失,你必须找到一种可靠的带衬垫的纸箱。当然,采购的主要任务是及时为生产提供廉价的、符合要求的材料和零件。采购人员一旦了解到当前的生产情况和企业的要求,他们就应根据研制期限,成本,需要的零件以及外加工等情况,及时做好采购工作。另外,好的采购员不仅能从供应紧张的市场上买到企业所需的材料,而且还能利用良好的关系增强企业的信用。

一.如何降低采购成本?

1、通过协商和签订战略合作协议,尽量使供应商按照年度或季度框架,提供不断降低的优惠价格。如果做不到,起码也可以要求对方一定时间内保持价格不变。

2、让己方技术研发人员或客户的研发人员与供应商工程技术人员一起参与新产品的研发,从设计上考虑尽量选用较低廉的物料(在保证性能的前提下),应用标准化部件和整合化一体化的设计,减少不必要的部件以节省产品总材料成本,尽量减少部件生产时的材料损耗。此外还要考虑材料和部件设计方案对于本企业产品组装效率的影响(这里隐含了组装成本);另外有可能的话,还可以考虑使用可回收物料和回收包装材料等方法。还可以在不影响性能品质的情况下,促使供应商改用其他较先进的生产技术以降低成本(例如从模具上去考虑)。

3、广义的采购成本还包括己方采购行政成本和物料品质成本等,通过维护发展跟供应商的合作关系,尽量简化采购流程,减少己方在日常采购活动中的人力物力等费用支出,例如运用EDI系统简化订单发送及物料确认流程,本企业与供应商ERP系统资源信息共享等等;加强对供应商品保体系的监管和内部IQC.IPQC的管理,避免材料品质问题导致己方停线或内部产生大量不良品,甚至流出到客户处。

二.如何保证供应商物料品质?

与本方品保人员配合,结合ISO文件体系和其他质量体系,严格评估和监管供应商的品质体系文件和实际运行状况和水平。在开发新供应商的时候就要严格遵循品质审查的程序;对现行供应商要通过定期的品质水平和状况评估,督促供应商持续改善品质。但要注意品质和成本的平衡,并不是无限制不必要地提高品质水平。

三.如何改善材料供应和做好库存管理?

审查供应商内部供应链状况和运行水平,包括从原材料渠道到产成品出货的物流安排。督促供应商建立科学严谨的内部供应链运作流程并严格执行;通过供应商管理库存和其他库存协议建立安全库存以避免材料短缺,同时又尽量控制库存数量。

以上这三点主要是针对对现行供应商的管理而言的,在开发、选择和评估新供应商的时候,按照严谨科学的评估标准去进行选择和评估更加重要。

对供应商的评估大致可以分为企业总体情况、成本状况、品质水平和供应链稳定性等四方面。

企业总体情况:企业规模和整体实力如何?企业管理层有没有长远的发展目标和具体战略?企业整体人员素质如何?技术人员和中高层管理人员的情况如何?内部管理水平如何?是否有独特而先进的企业文化?企业的财政状况和同行业中的商业信誉如何?

在当今社会,一个企业的人员素质和态度越来越成为供应商评估中的关键因素。事情都是靠人做出来的。没有相关人员(生产、品保、技术、研发和客户服务等等)的高素质和诚恳的服务态度,包括企业管理层一定的思想水平和个人素质,很难期望该企业有能力为客户提供优质的产品和服务。

生产成本评估标准:A、原材料成本:原材料购入渠道较短和较直接,跟上游材料供应者关系较好;B、内部生产成本:在保证品质和精度的情况下,尽量应用低廉的生产设备;辅助物料成本较低(例如水电费较低或能源丰富的地区);C、管理人员架构较精简,外籍高层管理人员较少;D、物流条件较好,地理位置优越(有助于降低运输成本);E、对利润率要求较低(内资厂相对较好)。

品质水平:由本方品保人员主导评估,根据ISO和QS等标准进行,不再详述。

供应链稳定性评估标准:有没有稳定的原材料采购渠道?有没有健全的内部生产组织和计划制度?生产部门和采购部门以及客服部门之间在生产和出货上有没有很好的沟通和配合?紧急或特殊情况下有无专门的生产和出货应对方案?(例如恶劣天气下客户坚持出货要求)。

另外还要注意一些选择供应商的基本原则:除了工业原材料采购等特殊情况外,一般不要选择比自己的企业规模大很多的供应商。


责任编辑:Techoo-6
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