影响企业内部会议效果的六大因素

作者：张保存   
 
　　面对竞争激烈的市场环境，为确保企业内部沟通交流及时有效，为确保解决企业内部问题的快捷高效，在企业当中，无论对于员工还是管理人员而言，都会参加这样或那样的会议，因为会议是解决企业内部问题和进行良好沟通的重要平台之一。而在现实中，有的企业虽然开的会议频次比较高，但往往存在议而不决、决而得不到及时执行等现象，这给企业管理带来很大被动。

　　在这里，主要针对企业内部会议而言，所以未谈起邀请、入住安排、饮食安排、礼仪与迎送等内容，以下内容供参考。

　　那么，影响企业内部会议效果的六大因素是什么呢?

　　一、从缺乏会议实施的原则性与灵活性相结合方面，谈影响会议效果。比如：有的会议制度缺乏计划性与规范性即缺乏会议的原则性，因为虽然有会议制度，但其管理人员总是喜欢随时召开会议，然后临时通知参会人员开会，致使参会人员立即放下正在忙的工作或从家里急急忙忙赶来参加会议，在这种情况下开会容易使得参会人员缺少必要的会议准备，容易造成开会时参会人员以听为主甚至脑子里正在考虑刚才的事情而不是会议的内容，进而影响会议效果;而有的企业管理人员基本全部按照会议制度执行即缺乏灵活性，即便遇到需要马上解决的问题，依然按照会议制度执行，使得急需解决的问题得以拖延或使得问题扩大化。当然，现实中企业管理人员往往能够做到会议实施的原则性与灵活性相结合，但更多地需要结合自身企业在不同时间不同地点把握好会议实施的原则性与灵活性的度，以此来提高会议的效果。

　　二、从参会人员角度来浅析五点影响会议效果的情况。一是会议主持人缺少或缺乏主持会议的能力与技巧，无法控制会议局面;二是应该参加会议的重要人员缺席或虽然参加但在会议进展时做与会议无关的事情;三是参加会议的人员有迟到、早退或打电话等影响会场秩序的现象;四是在会议过程中，参会人员出现情绪化，引发当面争吵等情况;五参会人员在参加会议前未做会议准备。

　　三、从会议安排与开展的方式和方法不适当影响会议的效果。比如：安排会议时间不合适;把不适合会议讨论的内容放在会议上讨论;在无关紧要的问题上讨论时间过长而导致讨论主要议题时缺少时间;会议上对讨论后确定的议题和任务未明确执行人和执行时间;未考虑参会人员的实际情况，会议上讨论的议题超出参会人员所控范围等等。

　　四、从缺乏会议上所需的设备和设施等影响会议的效果。比如：对于一些表格和图片等内容过多时，需要用电脑和投影仪，但现场缺少;甚至有的会议现场缺少必要的会议文件及资料等。

　　五、从会议现场环境不适宜的角度来谈影响会议的效果。比如：因天然太热，会议室未开窗通风或开空调降温，造成参会人员都大汗淋漓，如此会影响会议效果;选择会议地点处噪音比较高，致使参会人员之间听不清讨论内容，也会影响会议效果等等。

　　六、从缺少对会议上确定内容的检查、跟踪、反馈，致使会议后未得到落实，进而失去会议的效果。

　　通过了解影响会议效果的主要因素，进而在会议执行时做到原则性与灵活性相结合并把握好度、改进会议安排与开展的方式和方法、提高参加会议人员的工作效率、根据实际情况准备必要的设施、在条件允许的情况下尽可能提供优越的会议环境、做好会议上确定内容的检查跟踪与反馈，为提高企业内部会议质量与效果打下坚实基础，进而使得企业内部沟通与交流顺畅无阻，使得解决企业内部问题更加高效。